Upravljanje časa ni moderna muha, ampak odločitev, kako želimo živeti

V svetu, kjer vsi hitimo, odgovarjamo, usklajujemo, prestavljamo, popravljamo in pogosto delamo še tisto, česar sploh nismo načrtovali, se zdi upravljanje časa skoraj kot še ena obveznost več. Pa vendar ni. V resnici ni namenjeno temu, da bi iz sebe iztisnili še več, temveč temu, da bi končno prepoznali, kaj je res vredno naše pozornosti. Čas ni samo organizacijsko vprašanje, ampak je vprašanje odnosa do sebe, do dela, do ljudi in do življenja.

Ko na delavnicah govorimo o upravljanju časa, se skoraj vedno najprej srečamo z istim stavkom: »Nimam časa.« Ta stavek poznam. Vsi ga poznamo. Izrečemo ga takrat, ko smo preobremenjeni, ko imamo občutek, da nam dan uhaja iz rok, ali ko nas drobne naloge tako zasujejo, da zvečer težko povemo, kaj smo pravzaprav naredili. A v resnici se za tem stavkom pogosto skriva nekaj drugega: nimamo jasnosti, kaj je najpomembnejše, nimamo varovanih meja in nimamo dogovora sami s seboj, čemu bomo namenili najboljšo energijo dneva.

Kot pogosto rečem: »Časa ne upravljamo zato, da bi v en dan stlačili še več nalog. Upravljamo ga zato, da v dnevu ostane prostor za tisto, kar ima težo, smisel in posledice.«

Čas pokaže, kaj nam je res pomembno

Peter Drucker je zapisal, da je čas najbolj redek vir in da, če z njim ne upravljamo, ne moremo upravljati ničesar drugega. Stephen R. Covey je temu dodal še zelo pomembno misel: bistvo ni v tem, da določimo prioritete, ki so že na našem urniku, temveč da svoje prioritete sploh postavimo v urnik. Zavedajmo se, da upravljanje časa ni samo načrtovanje, ampak tudi določanje prednostnih nalog, postavljanje ciljev, delegiranje, spremljanje in predvsem zavesten nadzor nad tem, kam odteka naša pozornost.

To je pomembno, ker se večina ljudi ne izčrpa zaradi ene velike naloge, ampak zaradi nenehnega preklapljanja, odzivanja, popravljanja, dogovarjanja in občutka, da so ves dan na voljo vsem, le sebi in svojemu najpomembnejšemu delu ne. Zato dobra organizacija časa ni le »tehnika«.

Petnajst minut zjutraj za najpomembnejšo stvar

Daniel Pink govori o pomenu najpomembnejše naloge dneva, pogosto označene kot MIT – Most Important Task. Ideja je preprosta: dan se ne sme začeti z naključjem, ampak z izbiro: kaj je danes tista ena stvar, ki bo, če jo premaknem naprej, naredila razliko?

Zato je zelo uporaben jutranji ritual, da prvih 15 minut namenimo najpomembnejši stvari. Ne govorimo o idealnem dopoldnevu, ne o popolnem urniku in ne o tem, da bomo od danes naprej postali brezhibno disciplinirani. Roko na srce: tako vemo, da to ni izvedljivo 🙃. Lahko pa prvih petnajst minut posvetimo osnutku zahtevnega besedila ali pripravi na ključni pogovor. Morda jih bomo raje namenili pregledu številk v excelovi tabeli, ki jih že predolgo odlagamo …

»Največkrat nas ne ustavi pomanjkanje časa, ampak pomanjkanje volje začeti,« bi rekla mag. Natalie Cvikl Postružnik, naša strokovnjakinja za menedžeriranje aktivnosti in nalog. In prav začetek ima posebno moč. Ko nalogo začnemo, postane manj strašna. Ko naredimo prvi korak, zmanjšamo naš notranji odpor. Ko si dokažemo, da lahko začnemo, pogosto tudi nadaljujemo.

Ko je naloga težka, najprej pojejmo žabo

Ena bolj znanih tehnik upravljanja časa je Eat That Frog, ki jo poznamo po Brianu Tracyju in je navdihnjena z mislijo, pripisano Marku Twainu: če moraš pojesti žabo, jo pojej zjutraj. V praksi to pomeni, da se najprej lotimo naloge, ki je pomembna, zahtevna in jo najraje odlagamo. To ni vedno prijetno, je pa izjemno razbremenjujoče. Ko najtežjo stvar premaknemo zjutraj, se spremeni energija celega dneva.

Pri tem nam lahko pomaga tudi Eisenhowerjeva matrika, ki naloge razdeli glede na to, ali so nujne in pomembne. Veliko ljudi večino dneva porabi za nujno, kar pa ne pomeni, da to tudi pomembno. Odgovarjamo na mejle, rešujemo, gasimo, hitimo … Pomembne stvari, kot so razvoj, odnosi, strateško delo, priprava, učenje ali preventiva, pa ostanejo za »ko bo čas«. A prav tam je največ vrednosti.

Manj večopravilnosti hkrati, več prisotnosti

Če se težko osredotočimo, je koristna tehnika Pomodoro: 25 minut zbrane pozornosti in nato kratek odmor. Njena vrednost ni v časovniku, ampak v jasnem dogovoru, da v določenem času delamo eno stvar. Samo eno. To je danes skoraj uporniško dejanje, saj nas okolje nenehno vabi v razpršenost in »multitasking«.

David Allen v metodi GTD – Getting Things Done – opozarja na pomen tega, da naloge, ideje in odprte zanke spravimo iz glave v zanesljiv sistem. Glava je odličen prostor za razmišljanje, ni pa najboljši prostor za skladiščenje vseh obveznosti. Ko stvari zapišemo, razjasnimo in razporedimo, se pogosto ne sprosti samo čas, temveč tudi notranji mir.

Dober odnos do časa je dober odnos do sebe

Na koncu pa nobena tehnika ne pomaga, če ne znamo reči ne. Ne iz trme, ne iz vzvišenosti, ampak iz odgovornosti. Če rečemo da vsemu, pogosto rečemo ne tistemu, kar je res pomembno. Kakovostno delo potrebuje prostor. Dobri odnosi potrebujejo prostor. Tudi človek potrebuje prostor.

Benjamin Franklin je zapisal, da izgubljenega časa nikoli več ne najdemo. Seneka pa nas spomni, da ni težava v tem, da imamo premalo časa, temveč da ga veliko zapravimo. Zato upravljanje časa ni moderna muha. Je vsakodnevna praksa izbiranja in postavljanja naših prioritet.

»Dober odnos do časa je v resnici dober odnos do sebe. Ko začnemo varovati svojo pozornost, začnemo varovati tudi svojo energijo, svoje odnose in svoje življenje,« poudari mag. Cvikl Postružnik

Članek je nastal v okviru projekta Ozaveščanje za VŽU, ki ga vodi Andragoški center Slovenije ter sofinancirata Republika Slovenija in Evropska unija iz Evropskega socialnega sklada plus (ESS+).  Nastal je v seriji člankov Katera znanja potrebujem? V regiji Podravje sva koordinatorja Insights, družba za odkrivanje in razvoj potencialov d.o.o. in Ljudska univerza Slovenska Bistrica.